برنامه ریزی جلسات از طریق ایمیل؟ جیمیل این کار را بسیار آسان کرده است

Gmail می خواهد به شما کمک کند تا Email Battleship را حذف کنید.

تلاش برای برنامه ریزی جلسات از طریق ایمیل مانند بازی Battleship است. هر طرف سعی می کند تقویمی را بزند که نمی تواند ببیند. قبلا در مورد این موضوع نوشته بودم. این یکی از دلایلی است که من از Calendly استفاده می کنم.

اگر از Gmail استفاده می کنید، در حال حاضر یک ویژگی داخلی مشابه Calendly وجود دارد.

فرض کنید می‌خواهید با یکی از دوستانتان برنامه‌ریزی کنید، اما نمی‌توانید از طریق تلفن با او تماس بگیرید. بنابراین شما یک ایمیل بفرستید. چندین بار پیشنهاد می کنید که آزاد باشید. دوست شما پاسخ می دهد که این زمان ها خوب نیست و چندین بار پیشنهاد می دهد. آنها برای شما خوب نیستند. جلو و عقب می رود. هر دوی شما در حال تلاش برای رسیدن به یک نقطه آزاد در تقویم هستید که نمی توانید آن را ببینید. این “نبرد کشتی ایمیل” کلاسیک است.

جیمیل به ما اجازه می دهد از این معما عبور کنیم

“زمان جلسه را تعیین کنید”

در پایین ایمیل، روی سه نقطه کلیک کنید و «تنظیم زمانی برای ملاقات» و سپس «پیشنهاد زمان‌های موجود» را انتخاب کنید.

یک پانل ظاهر می شود که در آن شروع به کلیک بر روی زمان های موجود و مدت زمان جلسه می کنید. در صفحه بعدی، می‌توانید انتخاب کنید که این جلسه حضوری، تماس تلفنی یا آنلاین باشد. می توانید مکان را وارد کنید. اگر یک جلسه آنلاین باشد، پیوندی به Google Meet به طور خودکار ایجاد می شود.

بعد از اینکه چند بار انتخاب کردید، روی افزودن به ایمیل کلیک کنید.

زمان ها در ایمیل به صورت دکمه های قابل کلیک ظاهر می شوند. وقتی دوست شما قراری را انتخاب می کند، نام و ایمیل می خواهد.

یک جلسه تکمیل شده یک دعوتنامه تقویم برای هر دوی شما ایجاد می کند و رویداد را در تقویم های شما قرار می دهد.

در آزمایش این ویژگی، من یک نقطه ضعف می بینم. فرض کنید چندین زمان ملاقات ممکن را پیشنهاد می کنید. قبل از اینکه دوست شما در مورد ایمیل شما اقدامی انجام دهد، یکی از آن زمان ها مشغول می شود. این سیستم همچنان به دوست شما اجازه می دهد آن زمان را انتخاب کند و اکنون شما دوبار رزرو شده اید. از طرف دیگر Calendly پیامی برای دوست شما نشان می دهد که زمان دیگر در دسترس نیست و باید زمان دیگری را انتخاب کنید.

برنامه های جلسات

ویژگی دوم مشابه Calendly وجود دارد. این را در Google Calendar خواهید دید.

آیا می خواهید یک پیوند واحد داشته باشید که بتوانید به همه بدهید و آنها همیشه بتوانند زمانی که شما در دسترس هستید ببینند؟ این کاری است که «برنامه‌های جلسات» برای شما انجام می‌دهد.

در گوشه سمت چپ بالا، روی دکمه “ایجاد” کلیک کنید و “برنامه جلسه” را مشاهده خواهید کرد. ساعاتی را تنظیم کنید که عموماً در اینجا در دسترس هستید. به این ترتیب می توانید تعطیلات آخر هفته را مسدود کنید. شاید به کسی اجازه ندهید چهارشنبه با شما قرار بگذارد. شما اولین و آخرین زمان را مشخص خواهید کرد که می تواند برای هر روز هفته متفاوت باشد.

وقتی به هر نما می روید، بلوک زمانی آن روز را می بینید که در دسترس است. بنابراین چگونه کسی از در دسترس بودن شما مطلع است؟ بر روی هر یک از بازه های زمانی کلیک کنید و سپس بر روی دکمه “باز کردن صفحه رزرو” کلیک کنید. روی دکمه “اشتراک گذاری” کلیک کنید و پیوندی را مشاهده خواهید کرد. هر کسی که این ارتباط را داشته باشد می‌تواند در دسترس بودن شما را ببیند و با شما قرار ملاقات رزرو کند.

آنها به این لینک می روند و زمانی را انتخاب می کنند. به تقویم شما می رود و برای شما ایمیل می فرستد.

چیزی هست که دوست ندارم من عمدتا از نمای ماهانه در تقویم گوگل استفاده می کنم. اگر از Appointment Scheduler استفاده کنم، هر روز یک ورودی ظاهر می‌شود، حتی اگر کسی قرار ملاقاتی را تعیین نکرده باشد. از آنجایی که تنها چهار شکاف زمانی در تقویم Google در نمای ماه قابل مشاهده است، نمی‌خواهم یکی از آن‌ها توسط یک کانتینر برای بلوکی که برای جلسات در دسترس دارم اشغال شود.

من شخصاً به Calendly پایبند هستم. اما اگر چیزی را می‌خواهید که قبلاً در Gmail و تقویم Google شما ذخیره شده باشد، آنچه ما پوشش داده‌ایم ممکن است پاسخ شما باشد.

منابع Calendly

اگر آشنایی ندارید Calendly، من آن را به شدت توصیه می کنم. من از آن به سه روش استفاده می کنم:

• به افراد منتخب پیوندی به تقویم من ارائه دهید (مانند ویژگی که در برنامه قرارهای Google مشاهده کردید).
• زمان‌های انتخابی را به افراد پیشنهاد دهید (مانند ویژگی که در «تنظیم زمان جلسه» Google مشاهده کردید)
• زمان مشترکی را پیدا کنید که کل گروه بتوانند ملاقات کنند. این ویژگی “Meeting Survey” نام دارد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد Calendly، و به طور خاص Calendly Meeting Pool، به پست در ” مراجعه کنید.نحوه استفاده از New Calendly Meeting Poll.

وقت آن است که بازی Email Battleship را متوقف کنید. چه Calendly باشد، چه ابزارهایی که در این پست دیدید یا محصول مشابه دیگری، اجازه دهید فناوری کار را برای شما انجام دهد.

زندگی کوتاهتر از آن است و زمان گرانبها برای هدر دادن یک روز دیگر. اگر شما فردی هستید که برای اولین بار با این سایت آشنا می شوید، اجازه دهید همین الان به شما کمک کنم تا قدم بزرگی به جلو بردارید. وقتی به لیست ایمیل من بپیوندید، دو هدیه رایگان به شما می دهم. اولین مورد میز شما را تمیز می کند. دوم همه چیزهایی را که باید انجام دهید در یک مکان جمع آوری می کند. به‌علاوه، هر هفته از من با ابزارها و استراتژی‌های ضروری برای آسان‌تر کردن و پربارتر کردن زندگی صحبت خواهید کرد. شما یک کلیک تا تحقق آن فاصله دارید.