وبلاگ

در پایان سال گذشته، من یک دستیار اداری استخدام کردم تا به من در پردازش ایمیلم کمک کند و در انجام کارهای اداری روزانه به من کمک کند. دستیار جدیدم، Faith، کمی بیش از یک ماه است که با من کار می کند و در حال حاضر به من کمک می کند تا زمان ارزشمند زیادی را ذخیره کنم.

در این پست می خواهم روند نحوه استخدام او و برخی از مراحلی که برای پیوستن به اینجا انجام دادم را به اشتراک بگذارم. هنوز زود است و هنوز چیزهای زیادی وجود دارد که دوست دارم Faith را آموزش دهم، اما از پیشرفت تاکنون هیجان زده هستم و نمی توانم صبر کنم تا ببینم 6 ماه دیگر به کجا رسیده ایم.

آیا نمی خواهید این پست را بخوانید؟ در عوض به پادکست گوش دهید:

استخدام از طریق Upwork

برای یافتن دستیار اداری خود، درخواست شغلی زیر را در Upwork ارسال کردم:

من یک کسب و کار مشاوره (PaulMinors.com) را اداره می کنم که در آن به کسب و کارها کمک می کنیم تا ابزارهای نرم افزاری مانند Asana و Pipedrive را راه اندازی و استفاده کنند. ما همچنین یک فروشنده نرم افزار هستیم. من به دنبال استخدام یک دستیار اجرایی هستم که بتواند به من کمک کند تا ایمیلم را پردازش کنم و در نهایت عملیات کسب و کار را یاد بگیرم تا برخی از کارهایم را به عهده بگیرد. تجربه استفاده از Asana و Pipedrive به شما کمک می کند تا در این نقش برجسته شوید.

من در آگهی خود اعلام کردم که به دنبال شخصی در آمریکای شمالی هستم (زیرا به کسی نیاز دارم که ایمیل من را قبل از بیدار شدن پردازش کند) که انگلیسی زبان مادری باشد.

از آنجا شروع به دریافت درخواست از طرف های علاقه مند کردم. در Upwork، می‌توانید پرسش‌هایی را که مناسب نیستند بایگانی کنید یا فهرستی از مواردی که می‌خواهید به طور بالقوه با آنها درگیر شوید، تهیه کنید. من اجازه دادم این پست برای حدود 2 هفته اجرا شود و در طی آن مدت با چهار نامزد در زوم ملاقات کردم تا درباره سوابق آنها بیشتر بدانم و ببینم آیا آنها مناسب هستند یا خیر. من همچنین برای هر نامزدی که به صورت جداگانه ایمیل فرستادم، درخواست مرجع کردم. صحبت کردن با افرادی که در گذشته با آنها کار کرده بودند واقعاً راحت بود.

من جستجوی خود را به دو مورد اول محدود کردم و به هر یک از آنها چند کار برای تکمیل کردن دادم تا بتوانم توانایی های آنها را ارزیابی کنم:

1. میتونی اینو تموم کنی تست شخصی رایگان و نتایج را برای من ارسال کنید (حدود 10 دقیقه طول می کشد). – می خواستم ببینم آنها چه نوع شخصیتی دارند تا بتوانم بفهمم چه انگیزه ای در آنها ایجاد می شود و چگونه یاد می گیرند.
2. میشه بگید برای 5 سال آینده چه برنامه ای دارید؟ خودتان را چه کاری می بینید که به صورت حرفه ای یا شخصی انجام می دهید؟ – اگر بتوانم خودم را با اهداف کسی هماهنگ کنم، به ایجاد زمینه برای یک رابطه کاری سازنده کمک می کند.
3. به عنوان یک آزمایش، می توانید یک SOP ساده برای من بسازید؟ این می تواند در مورد هر چیزی که دوست دارید باشد. این شانس شما برای خلاقیت است، زیرا من بیشتر علاقه مندم که ببینم چگونه آن را کنار هم می گذارید. – هدف از این کار آزمایش توانایی آنها برای نوشتن و برقراری ارتباط برای تکمیل یک فرآیند (که آنها به عنوان بخشی از کار خود انجام خواهند داد) بود.
4. در زیر ایمیلی است که امروز صبح دریافت کردم. میشه یه جوابی بنویسی – آزمون نوشتاری دیگری که برای سنجش نحوه پاسخ آنها به ایمیل مشتری استفاده کردم.

چیزی که فیث را متمایز می کرد در نکات شماره 3 و 4 بود که او نویسنده بسیار بهتر و مختصرتری بود. برای پیش نویس ایمیل، او همچنین دو نسخه برای من نوشت. یکی بسیار طولانی تر که تمام نکات موجود در ایمیل مشتری را بیان می کرد و دیگری که کوتاه بود، به نقطه مورد نظر اشاره می کرد و درخواست تماس می کرد. من خیلی دوست داشتم که این گزینه را داشتم که چه کسی را بفرستم و ابتکار عمل خوبی را نشان داد.

پس از اینکه هر دو نامزد وظایف فوق را کامل کردند، ایمان به عنوان برنده آشکار ظاهر شد. من همچنین احساس خوبی از ایمان داشتم زیرا به نظر می رسید که او واقعاً این کار را می خواهد و به طور خاص با من کار می کند.

یک رویه عملیاتی استاندارد در Google Drive ایجاد کنید

پس از استخدام Faith، شروع به ترسیم یک روش عملیاتی استاندارد برای برخی وظایف در Google Drive کردم. این کتاب مقدس ماست. این جایی است که Faith می تواند برای یادگیری نحوه انجام وظایف خاص برود و گام های درستی را که باید برداشته شود را تشریح می کند.

به عنوان مثال، SOP نحوه پردازش ایمیل خود را با استفاده از یک سیستم برچسب گذاری (که من از کتاب دن مارتل قرض گرفته ام، توضیح می دهد، زمان خود را پس بگیرید):

• !Paul: در این ایمیل‌ها، پل به‌عنوان مثال، به مشتریان بزرگ با درخواست‌های بزرگ، موقعیت‌های یکباره و راه‌حل‌هایی با دلار بالا پاسخ می‌دهد.
• 1-ایمان: اینها ایمیل هایی هستند که دستیار مدیریت می کند اما هنوز به آنها نرسیده است.
• 2-View: این برای تمام سناریوهایی است که دستیار از آنها مطمئن نیست. Zap این ایمیل‌ها را به پروژه‌ای در Asana اضافه می‌کند که در آنجا می‌توان درباره آنها بحث کرد.
• 3-Responded: پس از پاسخ دستیار به یک ایمیل، این برچسب را اضافه کنید تا به Paul دسترسی داشته باشد تا آن را بررسی کند.
• 4- برای بایگانی: مواردی هستند که پل نباید آنها را بخواند یا در مورد آنها اقدام کند که قابل بایگانی هستند. آنها به اینجا منتقل شده اند تا پل قبل از برداشتن برچسب در صورت لزوم بررسی کند. ممکن است در آینده این برچسب را متوقف کنیم.
• 5-دریافت ها و امور مالی: این برای همه چیزهایی است که به امور مالی مربوط می شود.
• 6-خبرنامه: هر محتوایی که می خواهید مصرف کنید به اینجا می رود. لطفا قوانینی را برای جابجایی خودکار اینها تنظیم کنید.

Faith روند بالا را دنبال می کند و هر روز صبح ساعت 6:30 صبح سر کار می روم و ایمیل من در پوشه های بالا مرتب می شود. Faith قبلاً پاسخ هایی را برای برخی از ایمیل ها آماده کرده است. سپس می توانم با پوشه !Paul خود مشغول شوم.

ما در حال حاضر هر روز صبح همدیگر را می بینیم تا همه ایمیل ها را با هم مرور کنیم. هر سؤالی که او داشته باشد را بررسی خواهیم کرد، و معمولاً یک یا دو فرصت آموزشی وجود دارد تا به ایمان نشان دهیم که چگونه کاری را انجام دهد.

سند SOP ما هر روز در حال رشد است زیرا Faith را در مورد فرآیندهای تجاری بیشتر و بیشتر آموزش می دهم.

در اینجا نمونه‌ای از نحوه راه‌اندازی SOP خود برای دریافت سرنخ جدید برای رزرو تماس با من آورده شده است:

حالا او همه کارها را انجام می دهد تا در وقت من صرفه جویی کند:

• درخواست‌های مشتریان جدید را پیگیری کنید تا از آنها بخواهم یک تماس مقدماتی با من برنامه ریزی کنند.
• مشتریان فعلی را دنبال کنید تا آنها را وادار کنم تا تماس های پشتیبانی خود را با تیم من برنامه ریزی کنند.
• پاسخ دادن به ایمیل ها از طرف من (یا حداقل تهیه پیش نویس پاسخ).
• مجوزهای دوره ایجاد کنید.
• ارسال لینک برای پرداخت هزینه خدمات مشاوره.

وقتی از دفتر خارج می شوم (چند هفته پیش که برای آخر هفته کمپ می زدیم، یک هفته کوتاه وقت داشتم)، او دستورالعمل هایی در مورد نحوه رسیدگی به موقعیت های خاص و زمان تماس با من دارد:

• اگر مشتری راضی نیست یا سعی در پرداخت دارد، لطفاً برای من پیامک ارسال کنید.
• برای سؤالات کلی در مورد نحوه انجام کاری در Asana یا Pipedrive، لطفاً آنها را راهنمایی کنید [email protected]
• اگر فعالیت‌های بعدی برای دریافت سرنخ برای رزرو تماس دارید، می‌توانید به سادگی آنها را با استفاده از الگوها ارسال کنید. من مجبور نیستم آنها را تایید کنم.
• لطفاً پاسخ‌های ایمیل‌های دیگر را پیش‌نویس کنید و من پیش‌نویس‌ها را به صورت پراکنده بررسی خواهم کرد. اگر احساس می کنید نیاز به پاسخ فوری دارد، لطفا برای من پیامک ارسال کنید.
• اگر فکر می‌کنید مفید است، می‌توانید به‌عنوان خودتان به مشتریان پاسخ دهید و بگویید «پل خارج از دفتر است، اما من این را علامت‌گذاری می‌کنم تا بتواند آن را بررسی کند و در اوایل هفته آینده در اسرع وقت با شما تماس بگیرد». لازم نیست این کار را برای همه ایمیل‌ها انجام دهید، فقط اگر فکر می‌کنید ارزش آن را دارد که به شخص اطلاع دهید (مثلاً درخواست نقل قول، خیالتان راحت باشد).

نمی توانم به شما بگویم که چقدر خوب است که بدانم وقتی من در خواب هستم یا در دسترس نیستم، کسی مراقب من است.

من واقعاً هیجان زده هستم زیرا او قبلاً چیزهای زیادی یاد گرفته است و در عرض 6 ماه می توانم ببینم که او بسیاری از عملیات روزانه کسب و کار را مدیریت می کند.