وبلاگ

در برخی مواقع، احتمالاً این جمله را شنیده اید (یا استفاده کرده اید) “ساعت های کافی در روز وجود ندارد.” این یک عبارت رایج است که اساساً به این معنی است که شما کار زیادی دارید و زمان کافی برای آن ندارید. همه ما می دانیم چه حسی دارد که چیزهای زیادی در بشقاب هایمان داشته باشیم. دوست داشته باشید یا نخواهید، زندگی ممکن است شلوغ باشد. اما با استراتژی های مناسب، واقعاً می توانید از هر دقیقه نهایت استفاده را ببرید.

آیا برای تسلط بر مدیریت زمان و افزایش بهره وری آماده هستید تا بتوانید از ساعات روز خود بهترین استفاده را ببرید؟ در اینجا شش نکته برای به حداکثر رساندن زمان و به حداقل رساندن حواس‌پرتی وجود دارد.

1. از نرم افزار بهره وری استفاده کنید

برای استفاده حداکثری از ساعات محدود روز، برنامه ریزی از قبل و پایبندی به یک برنامه کلیدی است.

این روزها راه های زیادی برای انجام این کار وجود دارد که می توانید از گزینه های خود غرق شوید. برخی از افراد ترجیح می دهند از تقویم های فیزیکی استفاده کنند. دیگران می توانند لیست ایجاد کنند و یادآوری را در تلفن خود تنظیم کنند. نرم افزار بهره وری یک گزینه عالی است زیرا این ابزارها با در نظر گرفتن بهره وری و سازماندهی طراحی شده اند.

ابزارهای زمان‌بندی آنلاین مانند Calendar.com، Microsoft Calendar و Google Calendar گزینه‌های بی‌شماری برای کمک به سازماندهی شما دارند. می توانید زمان را مسدود کنید و فعالیت های مختلف را رنگ کنید (به عنوان مثال آبی برای جلسات شخصی و قرمز برای جلسات کاری). همچنین می‌توانید یادآوری‌ها را تنظیم کنید، جلسات تکراری را برنامه‌ریزی کنید، تقویم‌ها را با هم تیمی‌ها همگام‌سازی کنید و موارد دیگر.

ابزارهای زمان بندی آنلاین نیز هوشمندتر می شوند. با استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، بسیاری از تقویم‌های آنلاین هر چه بیشتر از آن‌ها استفاده کنید برای شما منحصربه‌فردتر می‌شوند. هنگامی که به استفاده از ابزار زمان بندی عادت کردید، متوجه خواهید شد که این ابزار کارهای سنگین را برای شما انجام می دهد.

2. بلوک زمانی را شروع کنید

وقتی شروع به استفاده از تقویم دیجیتال می کنید، احتمالاً زمان را مسدود می کنید. مسدود کردن زمان یکی از دلایل اصلی نگه‌داشتن تقویم است و فواید متعددی دارد. این استراتژی به شما اجازه می دهد تا هر ساعت از روز خود را با استفاده از “بلوک ها” برای فعالیت های مختلف برنامه ریزی کنید. برنامه ریزی برای هر جنبه از روزتان (از جمله استراحت ها) به شما کمک می کند تا در انجام وظایف خود بمانید و کارهای زیادی انجام دهید. اینکه چقدر برای هر کار وقت می گذارید کاملاً به شما بستگی دارد، بنابراین کنترل روزتان را نیز در اختیار شما قرار می دهد.

مسدود کردن زمان یک راه عالی برای برنامه ریزی روزهایتان است، اما همچنین به شما کمک می کند زمان خود را چگونه بگذرانید. وقتی ابزاری ندارید که به شما امکان می دهد روز خود را تجسم کنید، روزها شروع به ترکیب شدن با هم می کنند. اگر ببینید وقت خود را چگونه می گذرانید، می توانید پیشرفت هایی ایجاد کنید. این به شما کمک می کند بهره وری بیشتری داشته باشید و از زمان خود بهتر استفاده کنید.

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که جلسات کاری تقویم شما را در دست گرفته است، می توانید تغییراتی برای اصلاح آن ایجاد کنید. تعیین کنید که آیا جلساتی غیرضروری هستند، می‌توانند کوتاه‌تر باشند یا می‌توانند به‌جای هفتگی، هر دو هفته یک‌بار برگزار شوند. از سوی دیگر، فرض کنید دو ساعت برای ناهار وقت دارید، اما متوجه می‌شوید که تا آخر کار دارید. شاید شما فقط به یک ساعت ناهار نیاز دارید. هرچه تقویم شما دقیق تر باشد، زمان خود را با کارایی بیشتری صرف خواهید کرد.

3. حد و مرز تعیین کنید و حواس پرتی را محدود کنید

زمانی که نکات، ترفندها و استراتژی های مربوط به آن را یاد بگیرید، مدیریت زمان بسیار آسان به نظر می رسد. متأسفانه، زمانی که آنها را عملی کنید، بسیاری از حواس‌پرتی‌ها می‌تواند مانع ایجاد شود. پس از سخت کوشی برای ایجاد یک برنامه و ایجاد عادات سالم، نمی خواهید چیزهای کوچک موفقیت شما را از مسیر خارج کنند. به همین دلیل بسیار مهم است که نه تنها با دیگران، بلکه با خودتان نیز مرزبندی کنید.

تعیین حد و مرز با دیگران ممکن است شامل «نه» گفتن گهگاهی برای انجام کار باشد. این زمانی است که نگه داشتن تقویم و زمان مسدود کردن بسیار مفید خواهد بود. برنامه ریزی برای روزهایتان نه گفتن به کارهای با اولویت کمتر را آسان تر می کند. یا، اگر کار مهم است اما بیش از حد مشغول هستید، می‌توانید آن را برای زمان دیگری برنامه‌ریزی کنید. به همین ترتیب، تعیین حد و مرز برای خود بسیار مهم است. این شامل منضبط شدن و محدود کردن حواس پرتی است. در انجام وظایف خود بمانید و اگر متوجه شدید که چیزهایی حواس تان را پرت می کند، زمانی که نیاز به بهره وری دارید از شر آنها خلاص شوید.

4. سعی کنید از تکنیک مدیریت زمان استفاده کنید

تسلط بر مدیریت زمان می تواند کار دشواری باشد. خوشبختانه چندین تکنیک مدیریت زمان وجود دارد که می تواند به شما در مدیریت زمان و افزایش بهره وری کمک کند. اگر ساختار را ترجیح می دهید اما نمی دانید از کجا شروع کنید، یک تکنیک مدیریت زمان می تواند بسیار مفید باشد.

تکنیک پومودورو یک تکنیک محبوب مدیریت زمان است که توسط نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است. از یک تایمر برای تقسیم کار به فواصل 25 دقیقه ای و سپس وقفه های پنج دقیقه ای استفاده می شود. پس از چندین بازه کاری متوالی که پومودوروس نامیده می شود، می توانید 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید. اعتقاد بر این است که این تکنیک بهره وری را افزایش می دهد زیرا رابطه افراد با زمان را بهبود می بخشد. به جای اینکه به زمان به عنوان یک عامل استرس زا نگاه کنید، ساعات کاری بهینه ای برای تمرکز روی کارها دارید. و تعطیلات شما امن است

بسیاری دیگر تکنیک های مدیریت زماناز جمله روش برنامه ریزی سریع (RPM)، تکنیک انجام کارها (GTD) و اصل پارتو. یکی را پیدا کنید که برای شما مناسب باشد و با آن سازگار باشید. این تکنیک ها ثابت شده اند که موثر هستند و زمانی که در کنار سایر استراتژی های مدیریت زمان استفاده شوند، غیرقابل توقف خواهید بود.

5. مطمئن شوید که وظایف خود را اولویت بندی می کنید

یکی دیگر از تکنیک های محبوب مدیریت زمان این است ماتریس آیزنهاور. ماتریس آیزنهاور ابزاری عالی برای اولویت بندی وظایف شماست. این به شما کمک می کند تا وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت به دسته بندی کنید. کارهایی که از همه مهمتر و فوری هستند نیاز به توجه فوری شما دارند. مواردی که هنوز مهم هستند اما کمتر فوری هستند را می توان برنامه ریزی کرد. و آنهایی که نیستند باید حذف یا تفویض شوند. وقتی می‌دانید چه چیزی در فهرست کارهایتان مهم است، راحت‌تر می‌توانید از ساعات روزتان بهترین استفاده را ببرید.

طبیعی است که احساس مشغله زیادی داشته باشید و وظایف زیادی در بشقاب خود داشته باشید. این تکنیک زمانی راه حلی را ارائه می دهد که احساس می کنید وظایف زیادی دارید و زمان کافی ندارید. این شما را وادار می کند که سوالات سختی بپرسید: «این است؟ واقعا اولویت اصلی؟» یا «آیا باید این کار را انجام دهم یا می‌توانم از کسی کمک بخواهم؟» روی آنچه در حال حاضر مهم‌تر است تمرکز کنید و هنگام تصمیم‌گیری برای انجام کارهای اضافی از دستورالعمل‌های کلی استفاده کنید. قبل از اینکه متوجه شوید، هر روز حجم کاری قابل کنترل خواهید داشت.

6. برای کار وقت بگذارید و بازی

وقت گذاشتن برای کار و فعالیت های شخصی بسیار مهم است. حتی اگر خیلی منظم باشید، اگر تمام کاری که انجام می دهید کار کردن باشد، باز هم احساس خستگی خواهید کرد. استفاده حداکثری از ساعات کاری خود به این معنی است که برای هر چیزی که برای شما مهم است، از جمله بیشتر از کار، وقت بگذارید. این می تواند شامل شام با دوستان یا زمان ورزش باشد.

هنگامی که به تقویم روزها، هفته ها و ماه های خود نگاه می کنید، مطمئن شوید که زمانی را برای فعالیت های شخصی خود اختصاص داده اید. خواه برای شام بیرون می روید یا فقط از خود در خانه مراقبت می کنید، زمان شخصی به اندازه زمان کار مهم است. و هنگامی که از ابزار تقویم برای اولویت بندی هر دو فعالیت استفاده می کنید، تأثیر مثبت آن را بر زندگی روزمره خود خواهید دید.

بهترین استفاده از ساعات روز به این معنی نیست که باید در هر ثانیه فوق العاده کارآمد باشید. این به سادگی به این معنی است که شما برای رسیدن به هر چیزی که در یک روز برنامه ریزی کرده اید، برنامه ای دارید. و اگر از تکنیک ها و استراتژی های مناسب استفاده کنید، نباید احساس خستگی کنید. درعوض، باید احساس موفقیت کنید، برای یک استراحت شبانه خوب آماده باشید، و آماده باشید که روز بعد دوباره این کار را انجام دهید. ایجاد یک روال که به شما امکان می دهد تا حد امکان به انجام برسانید، خیال شما را راحت می کند. وقتی ساعات کاری خود را به درستی مدیریت می کنید، هیچ چیز نمی تواند شما را متوقف کند.

اعتبار تصویر ویژه: عکس از Zen Chung; پیکسل ها